Assistenz (m/w/d) des Vorstands (Sekretariat, Vorzimmer, Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement)

Die Vorständin des Statistikamts Nord sucht eine Assistenz (m/w/d) in Hamburg mit folgenden Aufgaben:

• Führung des Vorzimmers des Vorstands am Standort Hamburg mit allen anfallenden Assistenzaufgaben, Terminabstimmung und Terminorganisation sowie organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen des Vorstands

• Reisevorbereitung sowie Reisekostenabrechnung des Vorstands

• Unterstützung bei Vorstandsprojekten sowie bei der Sitzungsvorbereitung von Amtsleitungstagungen

• Erstellen von Entscheidungsvorlagen / Präsentationen durch Recherche, Ausarbeitung von Themen und Themenfeldern 

• Korrespondenz des Vorstands, Bearbeitung des Posteingangs (Papier / E-Mail) 

• Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Veranstaltungen in Hamburg 

• Vertretung der persönlichen Referentin des Vorstands

Erforderlich:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung 

• Mehrjährige Berufserfahrung inkl. Unterstützung von Leitungskräften

• Sicherer Umgang mit den Instrumenten moderner Bürokommunikation (insbesondere MS Office)

Was wäre weiterhin vorteilhaft:

• Gründliche Kenntnisse in der Büroführung

• Fähigkeit zu sorgfältiger, konzentrierter und termingerechter Arbeit, Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten

• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit Dritten

• Gesellschaftlicher Nutzen: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Zukunft unserer Gesellschaft, die wir mit Daten und Fakten unterstützen

• Tarifvertrag: Attraktive Vergütung nach TV-AVH inkl. jährlicher Sonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge

• Flexibilität: Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit, mobiles Arbeiten, 30 Tage Erholungsurlaub/Jahr

• Personalentwicklung: Individuelle und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die von uns aktiv gefördert werden

• Mobilität: Kostenloses DeutschlandTicket, Jobrad-Fahrradleasing

Wir bekennen uns zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, daher sind unsere Stellen grundsätzlich, unter der Voraussetzung einer ganztägigen Besetzung, teilbar. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir stehen für Chancengleichheit und gerechte Bezahlung. Wir fördern die berufliche Entwicklung aller Geschlechter im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes – Bewerbungen von Männern sind daher besonders erwünscht.