Assistent*in der Lise-Meitner-Forschungsgruppe (w/m/d)

Sie übernehmen die Sekretariats­aufgaben für eine neu gegründete Forschungs­gruppe und unterstützen gleichzeitig das Sekretariat einer Abteilungs­direktorin. Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und übernehmen zentrale kaufmännische, organisatorische und administrative Aufgaben für die Forschungs­gruppe.

Die Stelle umfasst folgende Aufgaben:

• Sie organisieren und koordinieren das Tages­geschäft, inklusive des Termin­managements, der Reise­buchungen, der proaktiven Bearbeitung des Posteingangs sowie der Organisation von Meetings und Protokoll­erstellung

• Darüber hinaus fungieren Sie als Kommunikations­schnittstelle zu internen und externen Gesprächs­partnern

• Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination strategischer Initiativen und Projekte und koordinieren die Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen

• Weiterhin übernehmen Sie Sonderaufgaben und arbeiten eigenständig zur Entlastung der Gruppen­leiterin sowie der Direktoren­ebene

• Sie übernehmen die Planung und Buchung von Dienst­reisen – Themen wie Hotel­buchungen, Bahntickets und Flugreisen sind bei Ihnen gut aufgehoben

• Darüber hinaus fungieren Sie als Ansprechpartner*in rund um das Thema allgemeine Abrechnungen der Gruppe und insbesondere die Reisekostenabrechnungen

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau*mann, eine Ausbildung als Sekretär*in, Fremdsprachenkorrespondent*in, oder vergleichbare Qualifikationen

• Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz­funktion

• Sie sind es gewohnt, strukturiert, selbständig und proaktiv zu arbeiten

• Ihre Persönlichkeit ist geprägt von Verlässlichkeit, Engagement und Organisations­stärke, Loyalität und großes Interesse an einem vielfältigen Aufgaben­gebiet zeichnen Sie aus

• Office‑Programme sind Voraussetzung für diese Position

• Exzellente Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

• Wir bieten eine auf zwei Jahre befristete Stelle mit einer vielseitigen und anspruchsvollen Tätigkeit im Umfeld interdisziplinärer Forschung, familien­freundliche Arbeitszeit­modelle, umfangreiche Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten und flache Hierarchien. In Aussicht steht die Entfristung der Stelle.

• Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tarifrechtlichen Bestimmungen und der Qualifikation in E 9a TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Alters­versorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL)

• Das Max-Planck-Institut ist zentral und verkehrsgünstig gelegen. Wir bieten einen attraktiven Zuschuss zum Deutschlandticket

• Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Außerdem strebt die Max‑Planck-Gesellschaft nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds

• Wir fördern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit, Home‑Office und die Unterstützung bei der Vermittlung von Betreuungs­möglichkeiten