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🧑‍💼 Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)Exklusives Family Office in Hamburg (Elbchaussee)🎯 Ziel der PositionAls persönliche Assistenz unterstützen Sie ein Family Office im operativen und organisatorischen Alltag – langfristig, vertrauensvoll, diskret. Sie koordinieren Termine, Aufgaben und Anfragen – stets mit Weitblick, Souveränität und absoluter Diskretion. Ihr Beitrag sorgt dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – sowohl im privaten als auch im repräsentativen Umfeld.🔍 Aufgaben &amp; VerantwortlichkeitenBüromanagement &amp; Organisation<ul><li>Schriftverkehr, Post, Wiedervorlagen, Dokumenten- und Unterlagenmanagement</li><li>Pflege von Abläufen, Checklisten, Ablagesystemen und Bürobedarf</li></ul>Kalender- &amp; Aufgabensteuerung<ul><li>Strukturierte Planung und Koordination aller Termine, Fristen und To-dos (privat &amp; geschäftlich)</li><li>Vorbereitung von Unterlagen, Nachhalten von Entscheidungen</li></ul>Kommunikation &amp; Schnittstellen<ul><li>Professioneller Kontakt zu internen Mitarbeitenden (z. B. Haushälterin, Chauffeur, Handwerk/Technik)</li><li>Abstimmung mit externen Partnern (Kanzleien, Ärzten, Dienstleistern) inkl. Besuchsorganisation</li></ul>Haus- &amp; Dienstleistungskoordination<ul><li>Wartungstermine und Einsätze steuern, Verträge und Dienstleister im Blick behalten</li></ul>Rechnungen &amp; Abrechnung<ul><li>Eingangsrechnungen prüfen, Angebotsvergleiche, vorbereitende Abrechnung, Kontoübersichten</li></ul>Finanz- &amp; Steuerunterlagen<ul><li>Übergabe relevanter Belege an die Steuerberatung, Überblick über Verträge &amp; Dokumente</li></ul>Personaladministration<ul><li>Unterstützung bei Dokumentation, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung</li></ul>Events &amp; Anlässe<ul><li>Planung, Begleitung und Nachbereitung privater/repräsentativer Termine (Empfang &amp; Bewirtung)</li></ul>🧠 Fachliche Anforderungen<ul><li>Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung</li><li>Mehrjährige Assistenz-Erfahrung, idealerweise in gehobenem privatem oder unternehmerischem Umfeld</li><li>Sehr sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel) &amp; digitaler Kalenderführung</li><li>Stilsichere Kommunikation in Deutsch (Wort &amp; Schrift)</li><li>Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte, detailgenaue Arbeitsweise</li><li>Wünschenswert: Grundverständnis für private Finanz-, Versicherungs- oder Vertragsangelegenheiten</li></ul>🤝 Persönliches Profil<ul><li>Loyal, diskret, verlässlich; agieren zurückhaltend statt im Vordergrund</li><li>Freude an Verantwortung „im Hintergrund“ und am vorausschauenden Arbeiten</li><li>Ruhe, Überblick und Verbindlichkeit – auch in dynamischen Situationen</li><li>Gepflegtes Auftreten, klare und respektvolle Kommunikation</li></ul>🌟 Mitarbeitervorteile<ul><li>Attraktive, langfristige Position in einem exklusiven Umfeld</li><li>Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit direktem Entscheidungsspielraum</li><li>Diskretes &amp; wertschätzendes Arbeitsumfeld</li><li>keine Großraumbüros, sondern persönliche Atmosphäre</li><li>Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Koordination und Eventunterstützung</li><li>Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache auch Teilzeit möglich)</li><li>Kurze Entscheidungswege &amp; direkte Kommunikation</li><li>Langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit</li></ul>💼 Rahmenbedingungen<ul><li>Standort: Hamburg (Elbchaussee)</li><li>Arbeitszeit: Vollzeit; Teilzeit nach Absprache möglich</li><li>Start: Nach Vereinbarung</li><li>Vergütung: Leistungsgerecht, abhängig von Qualifikation &amp; Erfahrung</li></ul>🔐 Diskretion &amp; BewerbungWir behandeln Ihre Bewerbung absolut vertraulich. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Gehaltsrahmen, möglicher Starttermin) an <a href="mailto:info@oliver-kober.de" target="_blank">info@oliver-kober.de</a>(m/w/d) – Wir begrüßen Vielfalt und gleiche Chancen für alle Bewerbenden.

www.Oliver-Kober.de

Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)

Ob Forschungs- &amp; Medizingebäude, denkmalgeschützte Gebäude, Theater oder Gebäude der Automobilindustrie – die H2 Ingenieurgesellschaft ist ein Ingenieur- und Sachverständigenbüro mit Brandschutz-Expertise für den Gewerbe- und Sonderbau, sowohl für Neu- als auch Bestandsbauten.Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in Hamburg in Vollzeit oder Teilzeit eine/einen „Team-Assistenz / Personal Assistant (m/w/d)“. Ihre Aufgaben: <ul><li>In dieser Vertrauensstellung unterstützen Sie die Geschäftsführung organisatorisch, administrativ und operativ</li><li>Sie koordinieren die Termine der Geschäftsführung</li><li>Unterstützung bei Planung und Koordination von Besichtigungsterminen und Reisen der Sachverständigen</li><li>Sie sind zentraler Ansprechpartner in die Organisation und für Kunden und stellen den Informationsfluss sicher</li><li>Kontrolle und Korrektur von Texten in Zusammenarbeit mit den Sachverständigen</li><li>Formulieren von Korrespondenz und Kundenkommunikation und Unterstützung der Sachverständigen im Projekt</li></ul> Ihr Profil: <ul><li>Kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Ausbildung</li><li>Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion, gerne in der Baubranche oder in Architekten-/Ingenieurbüros</li><li>Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift</li><li>Versierter Umgang mit Microsoft Office 365</li><li>Selbständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise</li><li>Souveränes und freundliches Auftreten</li><li>Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit</li><li>Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Serviceorientierung</li><li>Zuverlässigkeit</li></ul> Wir bieten: <ul><li>Eine unbefristete Festanstellung mit leistungsgerechter Vergütung</li><li>Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem wachsenden Unternehmen</li><li>Ein hochwertiges Kundenportfolio mit anspruchsvollen und vielseitigen Projekten</li><li>Ein junges, motiviertes Team mit offener Kommunikationskultur</li><li>Die Möglichkeit, schnell verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen</li><li>Große Aufgeschlossenheit für Eigeninitiative und neue Ideen</li><li>Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten</li><li>Bitte beachten Sie: Bei dieser Position ist Präsenz im Unternehmen gewünscht, kein remote.</li></ul> Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Email an <a href="mailto:job@h2-ingenieure.de" target="_blank">job@h2-ingenieure.de</a> oder an folgende Adresse:H2 Ingenieurgesellschaft mbH Herr René Hentschel Paul-Dessau-Straße 5 22761 HamburgBei weiteren Fragen zur Position wenden Sie sich gern jederzeit an Herrn René Hentschel, Tel. 040 / 605 90 97-56.Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

H2 Ingenieurgesellschaft

Team-Assistenz / Personal Assistant (m/w/d)

<h3> Willkommen bei der HANSA PROJEKT Unternehmensgruppe</h3> Wir sind Komplettanbieter für Energie- und Anlagentechnik, Elektro- und Sicherheitstechnik sowie Glasfaser- und Netzwerktechnik. Unser Spezialgebiet ist unser qualitativ hochwertiger Rundumservice aus einem Guss – und das bereits seit 1979. Mittlerweile zählen wir zu den 50 Größten auf diesem Gebiet innerhalb Deutschlands und setzen immer wieder neue Maßstäbe in unserer Branche.<h1> Personalreferent mit dem Schwerpunkt Recruiting &amp; Employer Branding (m/w/d)</h1> Sie haben ein Gespür für Menschen, Recruiting ist Ihre Stärke und Sie sehen in Social Media mehr als nur einen Kanal – nämlich ein wirkungsvolles Instrument für Kommunikation und authentisches Employer Branding. Als Netzwerker und Talentmagnet erkennen Sie Potenziale frühzeitig, knüpfen echte Verbindungen und begeistern die richtigen Talente für unser Team.<h3> Ihre Aufgaben mit Entwicklungspotential</h3><ul> <li> Sie steuern den gesamten Recruiting-Prozess von A bis Z – von der Abstimmung mit den Fachbereichen über das Verfassen passender Stellenanzeigen bis hin zur Organisation und Begleitung von Kennenlerngesprächen. Dabei sind Sie zentraler Ansprechpartner für alle Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe. </li> <li> Sie entwickeln kreative Recruiting-Kampagnen, die auffallen – ob auf Jobplattformen wie StepStone &amp; Indeed oder über Instagram, TikTok &amp; Co. Sie bringen frische Ideen mit und setzen diese dort um, wo unsere Zielgruppe wirklich unterwegs ist. </li> <li> Sie haben Trends im Blick und bringen neue Impulse ein – sei es ein innovatives Tool, eine neue Plattform oder einfach eine andere Art, Talente anzusprechen. Sie halten unseren Recruitingprozess lebendig, modern und wirksam. </li> <li> Sie machen das Employer Branding greifbar und sichtbar – zum Beispiel durch die Weiterentwicklung unseres Karriereportals, die Erstellung von Content oder neue Formate, mit denen wir zeigen, wer wir sind und was uns ausmacht. </li> <li> Sie konzipieren und verantworten ein nachhaltiges Onboarding Programm,das neuen Kollegen den optimalen Start bei uns ermöglicht – strukturiert, wertschätzend und mit Blick fürs Detail. </li></ul><h3> Ihre Stärken &amp; Erfahrungen</h3><ul> <li> Empathie und Kommunikationsstärke: Sie können sich gut auf unterschiedliche Menschen einstellen, schaffen Vertrauen und kommunizieren klar und wertschätzend. </li> <li> Kreatives Gespür und Feingefühl für Social Media Sie gehen sicher mit Textverarbeitung um und haben erste Kenntnisse in Foto- und Videobearbeitung – oder Spaß daran, sich einzuarbeiten. </li> <li> Beratungskompetenz und Dienstleistungsmentalität: Sie kennen die Balance zwischen klarer Haltung und kundenorientierter Beratung – vertraulich, professionell und mit Fingerspitzengefühl. </li> <li> Erfahrung im Recruiting und projektbasiertem Arbeiten: Sie kennen die Grundlagen, denken vernetzt und bringen Lust mit, sich gemeinsam mit uns zu entwickeln. </li> <li> Proaktivität und selbstständiges Arbeiten sind für Sie selbstverständlich – Sie erkennen Chancen früh und bringen Projekte eigenverantwortlich voran. </li></ul><h3> Worauf Sie sich freuen können</h3><ul> <li> (Finanzielle) Sicherheit, auf die Sie zählen können Sie bekommen einen unbefristeten Arbeitsvertrag, ein tariflich geregeltes Gehalt mit regelmäßigen Anpassungen, ein transparentes Arbeitszeitkonto sowie ein 13. Gehalt. </li> <li> Familienfreundliche und flexible Arbeitsbedingungen 30 Urlaubstage, geregelte Arbeitszeiten mit der Möglichkeit Überstunden in Freizeit auszugleichen und nach der Einarbeitung auch mal aus dem Homeoffice zu arbeiten – für eine gute Balance zwischen Job und Privatleben. </li> <li> Ein echtes Teamgefühl Menschlichkeit, Vertrauen und Zusammenhalt prägen unseren Alltag. Wir hören zu, unterstützen uns gegenseitig und feiern Erfolge – mit Spaß, Offenheit und gelegentlich auch mit richtig guten Partys. </li> <li> Gestaltungsspielraum mit Verantwortung Als Botschafter unserer Unternehmensgruppe gestalten Sie Ihre Themen eigenverantwortlich und mit viel Freiraum. Sie arbeiten in einem Umfeld, das Platz für Ideen, Entwicklung und persönliche Entfaltung bietet. </li></ul><h3> All das trifft auf Sie zu?</h3> Dann senden Sie uns gerne Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) an unsere Personalabteilung per Post, E-Mail oder über unser Bewerbungsformular. Meike Middeldorf E-Mail: <a href="mailto:personal@hansa-projekt.de" target="_blank">personal@hansa-projekt.de</a> Über unser Bewerbungsformular können Sie sich direkt auf diese Stellenausschreibung bewerben. zum Bewerbungsformular HANSA PROJEKT GmbH | Farnhornstieg 1 | 22525 Hamburg | <a href="http://www.hansa-projekt.de" target="_blank">www.hansa-projekt.de</a>

Stellenanzeige aus einem Partnerportal

Personalreferent mit dem Schwerpunkt Recruiting & Employer Branding (m/w/d)

<h3> HOCHSCHULVERWALTUNG SERVICEBEREICH BAUMANAGEMENT</h3><h1> PROJEKTMANAGEMENT UND -STEUERUNG VON HOCHBAU- UND MIETER-VERMIETER-MODELL-PROJEKTEN</h1> Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle. Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange grundsätzlich möglich. KENNZIFFER 060/25 STARTDATUM NÄCHSTMÖGLICH BEZAHLUNG EG 13 TV-L BEWERBUNGSFRIST 30.06.2025<h3> ÜBER UNS</h3> Werden Sie Teil der HAW Hamburg und tragen Verantwortung bei der Umsetzung baulicher Veränderungen. Der Servicebereich Baumanagement arbeitet projektübergreifend zusammen und schafft mit großer Begeisterung neue Räume zum Lehren, Lernen und Forschen.<h3> IHRE AUFGABEN</h3><ul> <li> Projektleitung und -steuerung größerer Neu-, Erweiterungs- und Umbaumaßnahmen für die Hochschule sowie erste Ansprechperson gegenüber allen Beteiligten auch in Mieter-Vermieter-Modell-Projekten (MVM) </li> <li> Verantwortung für die organisatorische und administrative Konzeption und Durchführung der Projekte sowie der Übergabe bzw. Inbetriebnahme/Nutzung </li> <li> Vertretung der Interessen der HAW Hamburg gegenüber der am Bau Beteiligten und den Behörden </li> <li> Steuerung interner und externer Projektbeteiligter </li> <li> Nutzervertretung in MVM-Projekten </li></ul><h3> IHR PROFIL</h3><h3> Formale Voraussetzungen</h3><ul> <li> wissenschaftlicher Hochschulabschluss (Master oder gleichwertig) der Fachrichtung Architektur, Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Studienfachrichtung oder </li> <li> dem wissenschaftlichen Hochschulabschluss gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen auf Basis eines abgeschlossenen Studiums (Bachelor oder gleichwertig) in einer der o.g. Fachrichtungen und zusätzlich 4 Jahre einschlägige Berufserfahrung mit Tätigkeiten auf Masterniveau (z. B. im öffentlichen Dienst ab Entgeltgruppe 13 TV-L, mit min. zwei verschiedenen Verwendungen) </li></ul><h3> Hinweis</h3> Bewerbungen sind auch möglich mit einem Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in einer der o. g. Fachrichtungen ohne die vierjährige einschlägige Berufserfahrung. In diesem Fall erfolgt die Eingruppierung eine Entgeltgruppe niedriger (EG 12 TV-L).<h3> Vorteilhaft</h3><ul> <li> sehr gute Kenntnisse im Planungs- und Baurecht, wie z. B. HBauO und des öffentlichen Vergaberechts, wie z. B. VOF, VOB, VOL und HOAI </li> <li> fundierte Kenntnisse im Vertragsmanagement sowie der Projektleitung/-steuerung komplexer Bauvorhaben </li> <li> sehr gute baukonstruktive Kenntnisse im Bestandsbau sowie der Gebäudesanierung </li> <li> Praxiserfahrung mit den am Bau beteiligten Partnerinstitutionen und Behörden </li> <li> idealerweise Erfahrungen hinsichtlich der Abläufe und Zusammenhänge in einer Hochschullandschaft und in MVM-Projekten </li></ul><h3> UNSER ANGEBOT</h3><ul> <li> eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem spannenden Bereich einer weltoffenen, zukunftsorientierten Hochschule </li> <li> Einbindung in ein Team, das sich über Ihre Mitarbeit freut und Ihnen bei der Einarbeitung gern zur Seite steht </li> <li> verkehrsgünstige Lage des Arbeitsplatzes am Berliner Tor </li> <li> 30 Tage Urlaub/Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche und betriebliche Altersversorgung </li> <li> flexible und familienfreundliche Arbeitszeit mit der Möglichkeit zur Telearbeit oder zum mobilen Arbeiten </li> <li> Dienstrad-Leasing über FHH-Bike durch den Anbieter JobRad </li> <li> Zugang zum EGYM WellPass und zu den Angeboten des Hochschulsports </li></ul><h3> WIR FREUEN UNS AUF IHRE BEWERBUNG</h3> Bitte stellen Sie insbesondere dar, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen, und übersenden Sie uns folgende Dokumente:<ul> <li> Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf und Nachweise der geforderten Qualifikation, </li> <li> aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Arbeitszeugnis (nicht älter als drei Jahre), </li> <li> ggf. Nachweis einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung, </li> <li> Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes). </li></ul> Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg hat sich eine geschlechtergerechte, diskriminierungsbewusste sowie diversitätssensible Hochschulkultur und Arbeitsumfeld zum Ziel gesetzt. Auditiert als „familiengerechte Hochschule“ und mit dem Zertifikat „Vielfalt gestalten“ unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und setzen uns aktiv für Chancengleichheit sowie die Anerkennung und Wertschätzung von Vielfalt ein. Die Berücksichtigung dieser Werte ist ein wichtiger Teil unseres Lehr- und Führungsverständnisses. Wir ermutigen damit Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer geschlechtlichen Identität, ethnischen Zugehörigkeit, Religion, Alter, sexuellen Orientierung oder Behinderung. Darüber hinaus fordern wir qualifizierte Männer nachdrücklich zur Bewerbung auf. Weiterführende Informationen, insbesondere zu Ihrer Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg, zur HAW Hamburg, für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen, zur Gleichstellung, zum Datenschutz sowie zu ausländischen Bildungsabschlüssen finden Sie unter den entsprechend verlinkten Stichworten.<h3> KONTAKT</h3> Fragen zum Stellenangebot beantwortet Ihnen gerne Manuela Dittrich, T + 49 40 428 75 9090, <a href="mailto:manuela.dittrich@haw-hamburg.de" target="_blank">manuela.dittrich@haw-hamburg.de</a>. Für Rückfragen in personalrechtlichen Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Lena Weßling, T + 49 40 428 75 9291, <a href="mailto:lena.wessling@haw-hamburg.de" target="_blank">lena.wessling@haw-hamburg.de</a>.

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