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Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)

locationHamburg, Deutschland
Festanstellung
Mit Berufserfahrung (mehr als 3 Jahre)

đŸ§‘â€đŸ’Œ Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)

Exklusives Family Office in Hamburg (Elbchaussee)

🎯 Ziel der Position

Als persönliche Assistenz unterstĂŒtzen Sie ein Family Office im operativen und organisatorischen Alltag – langfristig, vertrauensvoll, diskret. Sie koordinieren Termine, Aufgaben und Anfragen – stets mit Weitblick, SouverĂ€nitĂ€t und absoluter Diskretion. Ihr Beitrag sorgt dafĂŒr, dass im Hintergrund alles reibungslos lĂ€uft – sowohl im privaten als auch im reprĂ€sentativen Umfeld.

🔍 Aufgaben & Verantwortlichkeiten

BĂŒromanagement & Organisation

  • Schriftverkehr, Post, Wiedervorlagen, Dokumenten- und Unterlagenmanagement
  • Pflege von AblĂ€ufen, Checklisten, Ablagesystemen und BĂŒrobedarf

Kalender- & Aufgabensteuerung

  • Strukturierte Planung und Koordination aller Termine, Fristen und To-dos (privat & geschĂ€ftlich)
  • Vorbereitung von Unterlagen, Nachhalten von Entscheidungen

Kommunikation & Schnittstellen

  • Professioneller Kontakt zu internen Mitarbeitenden (z. B. HaushĂ€lterin, Chauffeur, Handwerk/Technik)
  • Abstimmung mit externen Partnern (Kanzleien, Ärzten, Dienstleistern) inkl. Besuchsorganisation

Haus- & Dienstleistungskoordination

  • Wartungstermine und EinsĂ€tze steuern, VertrĂ€ge und Dienstleister im Blick behalten

Rechnungen & Abrechnung

  • Eingangsrechnungen prĂŒfen, Angebotsvergleiche, vorbereitende Abrechnung, KontoĂŒbersichten

Finanz- & Steuerunterlagen

  • Übergabe relevanter Belege an die Steuerberatung, Überblick ĂŒber VertrĂ€ge & Dokumente

Personaladministration

  • UnterstĂŒtzung bei Dokumentation, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung

Events & AnlÀsse

  • Planung, Begleitung und Nachbereitung privater/reprĂ€sentativer Termine (Empfang & Bewirtung)

🧠 Fachliche Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmĂ€nnische Ausbildung
  • MehrjĂ€hrige Assistenz-Erfahrung, idealerweise in gehobenem privatem oder unternehmerischem Umfeld
  • Sehr sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel) & digitaler KalenderfĂŒhrung
  • Stilsichere Kommunikation in Deutsch (Wort & Schrift)
  • AusgeprĂ€gtes Organisationstalent, strukturierte, detailgenaue Arbeitsweise
  • WĂŒnschenswert: GrundverstĂ€ndnis fĂŒr private Finanz-, Versicherungs- oder Vertragsangelegenheiten

đŸ€ Persönliches Profil

  • Loyal, diskret, verlĂ€sslich; agieren zurĂŒckhaltend statt im Vordergrund
  • Freude an Verantwortung „im Hintergrund“ und am vorausschauenden Arbeiten
  • Ruhe, Überblick und Verbindlichkeit – auch in dynamischen Situationen
  • Gepflegtes Auftreten, klare und respektvolle Kommunikation

🌟 Mitarbeitervorteile

  • Attraktive, langfristige Position in einem exklusiven Umfeld
  • Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit direktem Entscheidungsspielraum
  • Diskretes & wertschĂ€tzendes Arbeitsumfeld
  • keine GroßraumbĂŒros, sondern persönliche AtmosphĂ€re
  • Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Koordination und EventunterstĂŒtzung
  • FlexibilitĂ€t in der Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache auch Teilzeit möglich)
  • Kurze Entscheidungswege & direkte Kommunikation
  • Langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit

đŸ’Œ Rahmenbedingungen

  • Standort: Hamburg (Elbchaussee)
  • Arbeitszeit: Vollzeit; Teilzeit nach Absprache möglich
  • Start: Nach Vereinbarung
  • VergĂŒtung: Leistungsgerecht, abhĂ€ngig von Qualifikation & Erfahrung

🔐 Diskretion & Bewerbung

Wir behandeln Ihre Bewerbung absolut vertraulich. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Gehaltsrahmen, möglicher Starttermin) an info@oliver-kober.de

(m/w/d) – Wir begrĂŒĂŸen Vielfalt und gleiche Chancen fĂŒr alle Bewerbenden.

Art des Abschlusses

  • Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss

Berufserfahrung

  • Mit Berufserfahrung (mehr als 3 Jahre)