Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)
đ§âđŒ Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)
Exklusives Family Office in Hamburg (Elbchaussee)
đŻ Ziel der Position
Als persönliche Assistenz unterstĂŒtzen Sie ein Family Office im operativen und organisatorischen Alltag â langfristig, vertrauensvoll, diskret. Sie koordinieren Termine, Aufgaben und Anfragen â stets mit Weitblick, SouverĂ€nitĂ€t und absoluter Diskretion. Ihr Beitrag sorgt dafĂŒr, dass im Hintergrund alles reibungslos lĂ€uft â sowohl im privaten als auch im reprĂ€sentativen Umfeld.
đ Aufgaben & Verantwortlichkeiten
BĂŒromanagement & Organisation
- Schriftverkehr, Post, Wiedervorlagen, Dokumenten- und Unterlagenmanagement
- Pflege von AblĂ€ufen, Checklisten, Ablagesystemen und BĂŒrobedarf
Kalender- & Aufgabensteuerung
- Strukturierte Planung und Koordination aller Termine, Fristen und To-dos (privat & geschÀftlich)
- Vorbereitung von Unterlagen, Nachhalten von Entscheidungen
Kommunikation & Schnittstellen
- Professioneller Kontakt zu internen Mitarbeitenden (z. B. HaushÀlterin, Chauffeur, Handwerk/Technik)
- Abstimmung mit externen Partnern (Kanzleien, Ărzten, Dienstleistern) inkl. Besuchsorganisation
Haus- & Dienstleistungskoordination
- Wartungstermine und EinsÀtze steuern, VertrÀge und Dienstleister im Blick behalten
Rechnungen & Abrechnung
- Eingangsrechnungen prĂŒfen, Angebotsvergleiche, vorbereitende Abrechnung, KontoĂŒbersichten
Finanz- & Steuerunterlagen
- Ăbergabe relevanter Belege an die Steuerberatung, Ăberblick ĂŒber VertrĂ€ge & Dokumente
Personaladministration
- UnterstĂŒtzung bei Dokumentation, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung
Events & AnlÀsse
- Planung, Begleitung und Nachbereitung privater/reprÀsentativer Termine (Empfang & Bewirtung)
đ§ Fachliche Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmÀnnische Ausbildung
- MehrjÀhrige Assistenz-Erfahrung, idealerweise in gehobenem privatem oder unternehmerischem Umfeld
- Sehr sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel) & digitaler KalenderfĂŒhrung
- Stilsichere Kommunikation in Deutsch (Wort & Schrift)
- AusgeprÀgtes Organisationstalent, strukturierte, detailgenaue Arbeitsweise
- WĂŒnschenswert: GrundverstĂ€ndnis fĂŒr private Finanz-, Versicherungs- oder Vertragsangelegenheiten
đ€ Persönliches Profil
- Loyal, diskret, verlĂ€sslich; agieren zurĂŒckhaltend statt im Vordergrund
- Freude an Verantwortung âim Hintergrundâ und am vorausschauenden Arbeiten
- Ruhe, Ăberblick und Verbindlichkeit â auch in dynamischen Situationen
- Gepflegtes Auftreten, klare und respektvolle Kommunikation
đ Mitarbeitervorteile
- Attraktive, langfristige Position in einem exklusiven Umfeld
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit direktem Entscheidungsspielraum
- Diskretes & wertschÀtzendes Arbeitsumfeld
- keine GroĂraumbĂŒros, sondern persönliche AtmosphĂ€re
- Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Koordination und EventunterstĂŒtzung
- FlexibilitÀt in der Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache auch Teilzeit möglich)
- Kurze Entscheidungswege & direkte Kommunikation
- Langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit
đŒ Rahmenbedingungen
- Standort: Hamburg (Elbchaussee)
- Arbeitszeit: Vollzeit; Teilzeit nach Absprache möglich
- Start: Nach Vereinbarung
- VergĂŒtung: Leistungsgerecht, abhĂ€ngig von Qualifikation & Erfahrung
đ Diskretion & Bewerbung
Wir behandeln Ihre Bewerbung absolut vertraulich. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Gehaltsrahmen, möglicher Starttermin) an info@oliver-kober.de
(m/w/d) â Wir begrĂŒĂen Vielfalt und gleiche Chancen fĂŒr alle Bewerbenden.
Art des Abschlusses
- Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufserfahrung
- Mit Berufserfahrung (mehr als 3 Jahre)