TEAM ASSISTENZ FÜR BUCHHALTUNG UND PROJEKTUNTERSTÜTZUNG (M/W/D)

Die Assistenz im Bereich Buchhaltung und Projektunterstützung wird in erster Linie das Team in der Hauptgeschäftsstelle in Hamburg bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und mit dem „Head of Accounting and Project Support“ in Hamburg, Deutschland, zusammenarbeiten. Dazu gehören administrative, finanzielle und organisatorische Aufgaben, die das reibungslose Funktionieren des Teams gewährleisten sollen. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung in der Buchhaltung, positive Energie, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und eine proaktive Denkweise. Ihm/ihr ist es wichtig, gute Arbeit zu leisten, Verantwortung für seine/ihre Arbeit zu übernehmen und über sich hinauszuwachsen, um das Team zu unterstützen.

Hauptaufgaben

• Buchhaltung und Zahlungen:

  • Bearbeitung und Nachverfolgung aller eingehenden Rechnungen und Zahlungen, um eine fristgerechte und korrekte Bearbeitung sicherzustellen.

  • Buchführung über Finanztransaktionen und Unterstützung bei der Kostenabrechnung.

• Verwaltung:

  • Organisation und Pflege von physischen und digitalen Ablagesystemen.

  • Aktualisieren von Datenbanken (z. B. CRM), Mailinglisten und Inventarsystemen.

  • Zusammenstellen, Kopieren, Sortieren und Ablegen von Aufzeichnungen über Bürotätigkeiten und Geschäftsvorgänge.

• Veranstaltungsmanagement:

  • Koordination der Logistik für interne und externe Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Buchung von Veranstaltungsorten und Vorbereitung von Materialien.

  • Organisation von Reisen für Teammitglieder, Partner und Begünstigte, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.

• Allgemeine administrative Unterstützung:

  • administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

  • Ansprechpartner für Verwaltungsangelegenheiten mit externen Beteiligten.

  • Verfassen und Verwalten von Briefen und Korrespondenz für die externe Kommunikation.

• Ausgezeichnetes Englisch und Deutsch in Wort und Schrift.

• Nachgewiesene Erfahrung mit Buchhaltungsaufgaben wie Zahlungsabwicklung und Buchführung.

• Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) und die Fähigkeit, sich schnell in andere Softwareprogramme einzuarbeiten.

• Große Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.

• Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.

• Erfahrung in der Koordinierung von Veranstaltungen und Reisevorbereitungen ist von Vorteil.

• Die Chance, etwas zu bewirken, indem Sie Teil einer gemeinnützigen Organisation mit globaler Reichweite und Wirkung werden.

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalts- und Vergütungspaket sowie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.

• Ein internationales Team, eine internationale Kultur und ein dynamisches Umfeld.

• Moderne Büros mit hervorragender Ausstattung und Lage, flexible Arbeitszeiten und die generelle Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten.