Executive Assistant Family Office (m/w) in Hamburg

Stellenbeschreibung

Für unseren Klienten, ein Family Office mit Sitz im Nordosten von Hamburg, suchen wir eine motivierte und professionell agierende Executive Assistant. Es handelt sich um ein bedeutendes Single Family Office, dessen Tätigkeitsschwerpunkt in der Beteiligungsverwaltung und der Betreuung der Investoren in ihren Vermögensangelegenheiten liegt. Bei der Position handelt es sich um eine absolute Vertrauensstellung verbunden mit dem Wunsch nach langfristiger Ausrichtung.



Executive Assistant Family Office (m/w)

loyal, diskret, vertrauenswürdig



Wir suchen eine gewinnende Persönlichkeit, die den Assistenzberuf mit Herz und Verstand ausübt; die weiss worauf es ankommt und der die Abläufe in einem Sekretariat bestens vertraut sind. Das Backoffice des Family Offices führen Sie zusammen mit einer sympathischen Kollegin. Gemeinsam unterstützen Sie die Geschäftsleitung, drei erfahrene Manager, in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen versiert und zuverlässig. Auch für das übrige Team bieten Sie eine 360°-Betreuung rund um die Themen Organisation und Koordination. Während Abwesenheiten fungieren Sie als Ansprechperson und behalten den Überblick über alle laufenden Vorgänge. Zudem stellen Sie sicher, dass die Kommunikation zwischen Ihren Vorgesetzten, Geschäftskontakten und den Familienmitgliedern stets gewährleistet ist. Zu Ihren Aufgaben gehören nebst allgemeiner Korrespondenz auch die Verantwortung rund um Handelsregister-/Notar­angelegen­heiten, die Archivierung von Gesellschaftsunterlagen und die Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen. Hier können Sie sich nicht nur einbringen, sondern sukzessiv fachliches Know-how aneignen und an Ihren Aufgaben wachsen. Dass damit verbunden ist, auch wiederkehrende Tätigkeiten mit Engagement und Sorgfalt auszuführen, versteht sich von selbst und gewährleistet, dass Ihre Vorgesetzten stets mit bestens vorbereiteten Unterlagen ausgestattet sind. Darüber hinaus ist Ihre Mitarbeit bei der Administration von Stiftungen gefragt und auch sonst kümmern Sie sich um alle Dinge, die im Laufe des Tages rasch und pragmatisch gelöst werden müssen. Ihre Erfüllung und Herausforderung sehen Sie nicht nur in der Erledigung des Tagesgeschäfts, sondern gleichermassen darin, für einwandfreie Dokumente und Abläufe zu sorgen.



Ihre Einstiegsvoraussetzungen:


  • ein kaufmännischer Abschluss oder Ausbildung zur Rechts- bzw. Notarfachangestellten
  • mehrjährige Assistenzerfahrung auf Geschäftsleitungsstufe; idealerweise Kanzlei-, Beratung oder Family Office
  • Verantwortungsbewusstsein, Aufmerksamkeit sowie jede Menge Herzblut und Commitment
  • vorausschauendes Agieren mit dem notwendigen Gespür für Zurückhaltung, wo diese angebracht ist
  • stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
  • versierte MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint), ggfs. auch Erfahrung mit Datenbank-Software und Mobile Devices sowie Kontaktdatenpflege in Outlook 
  • strukturiertes Arbeiten, Integrität und Belastbarkeit



In erster Linie aber richten wir unser Augenmerk auf Ihre Persönlichkeit und Arbeitseinstellung: Sie zeichnen sich durch eine eigenständige Arbeitsweise und «can do» Einstellung aus, haben Interesse an juristischen Themen, ohne dass hier vertiefte Fachkompetenz erwartet wird und verfügen über ein gepflegtes Auftreten sowie gute Umgangsformen. Nicht zuletzt kommunizieren Sie sicher, gehen mit Ihrer herzlichen Art auf Ihr Gegenüber ein – immer in der Lage, Situationen richtig einzuschätzen. Sie sollten Freude daran haben, ein klassisches Sekretariat professionell und mit viel Teamgeist zu führen und mit Ihrer Arbeitskollegin ein unschlagbares Team zu bilden. Im Gegenzug dürfen Sie sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Persönlichkeiten freuen, die Ihren proaktiven Support zu schätzen wissen und immer auch offen für Vorschläge und neue Ideen sind. Im Office herrscht eine angenehme Atmosphäre, die Kundenzielgruppen sind hochkarätig und das Arbeitsumfeld ausgesprochen professionell.


Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise). Bitte senden Sie uns diese mit einem Motivationsschreiben und Kennziffer «EA-FOHH» an info@barnickelfellows.ch zu Händen Frau Ute Barnickel.


Barnickel & Fellows  |  Hofackerstrasse 32  |  CH-8032 Zürich  |  +41 44 269 50 25



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Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort 20095 Hamburg

Arbeitsort auf der Karte

Arbeitgeber

Barnickel & Fellows

Barnickel & Fellows

Kontakt für Bewerbung

Frau Ute Barnickel
Hofackerstrasse 32, 8032 Zürich
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