Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit

Das erwartet Dich:

·       Verantwortung der Telefonzentrale inkl. der Weiterleitung von Telefongesprächen in deutscher und englischer Sprache, Aufnahme von Rückrufnachrichten

·       Empfang und Begrüßung internationaler Kund*innen und Geschäftspartner*innen

·       Abwicklung der Ein- und Ausgangspost, Faxen sowie Kuriersendungen und Paketlieferungen - verteilen, scannen und in DocuWare ablegen bzw. frankieren und zur Post

bringen

·       Betreuung und Bearbeitung des eigenen und allgemeinen BDAE-Postfaches

·       Bearbeitung von Kundenanfragen (sachbearbeiter- und abteilungsgerechte Zuordnung) mittels SAP und DocuWare

·       Termineintragungen für Kolleg*innen in Outlook vornehmen bei z. B. Krankheit, Abwesenheit

·       Sicherstellung von Ordnung/Sauberkeit in den Büroräumlichkeiten

·       Vor- und Nachbereitung von Meetings, Seminaren und Besprechungsräumen

·       Bestellung, Verwaltung, Einkauf von Büromaterialien, Lebensmitteln und Drogerieartikeln sowie Portobestellung für die Frankiermaschine und entsprechende Verteilung

in den Büroräumlichkeiten

·       Beauftragung externer Dienstleister - Kurierdienste, Klempner, Handwerker, Druckerfirmen, Hausmeister, Reinigungskraft, Obstkorb, Waterlogic etc.

·       Unterstützung anderer Abteilungen im operativen Tagesgeschäft und allgemeine Büroorganisation je nach Bedarf

Was wir uns wünschen:

· Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Hotelfachgewerbeerste

·       Erfahrungen als Empfangskraft oder Vergleichbares  

·       sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Outlook und Excel

·       Schriftliche und telefonische Korrespondenzsicherheit in Deutsch und Englisch

·       hohe Motivation und Freude an der Interaktion mit Kund*innen und Kolleg*innen

·       gepflegtes Erscheinungsbild

·       selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

·       Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis und –verhalten gegenüber Kund*innen, Geschäftspartnern und Kolleg*innen

·       Schriftliche und telefonische Korrespondenzsicherheit in Deutsch und Englisch

·       Ausgeprägte Teamorientierung, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit

· Internationalität 

· Langfristige Perspektiven in einem sehr agilen Unternehmen mit flachen Hierarchien

· diverse Mitarbeiter-Benefits (wie z.B. Fahrtkostenzuschuss, bAV, Kitazuschuss, viele weitere)

· Eigenverantwortliches Arbeiten mit Entwicklungsmöglichkeiten

· Ausgeprägtes Teamwork und angenehmes Betriebsklima

· Gesunde Work-Life-Balance

· komfortable Arbeitsplätze

· selbstständiges Arbeiten