Assistenz Projektmanagement/ Office Management (m/w/d) - Englisch- und Französischenntnisse

Die Assistenz ist zentraler Ansprechpartner/ Ansprechpartnerinnen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Ihre Aufgaben:

►  Unterstützung bei der Projektakquise

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte

• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen, Experten und Expertinnen

• Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote

• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

►  Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte

• Ansprechpartner/Ansprechpartnerin für Konsortialpartner, Experten/Expertinnen für administrative Angelegenheiten

• Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

►  Büromanagement

• Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement

• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)

• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume

• Layout-Prüfung und Formatierung von Texten

• Sprachliche Prüfung von Texten

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung

• Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken

• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein

• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen

• Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus

• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Wir arbeiten mit großem Engagement in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit und finden mit Hilfe unserer Projekte individuelle Lösungen für globale Herausforderungen. Die Möglichkeit von Mobile Work, unser flexibles Arbeitszeitmodell und unsere familienorientierte Unternehmenspolitik ermöglichen es Ihnen, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren. Obwohl Hamburg eine pulsierende Großstadt ist, liegen die GFA-Büros inmitten der Natur. Damit Sie schnell und einfach zu uns kommen, bieten wir Ihnen einen Zuschuss zu den Kosten des öffentlichen Nahverkehrs.

Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot unterstützt Sie in Ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung in einem internationalen Team. Der Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl sind uns bei der GFA sehr wichtig. Aus diesem Grund organisieren wir regelmäßig sportliche und gesellige Events zum Austausch und Kennenlernen.

Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.