Assistenz des Präsidenten (m/w/d) in Hamburg

Stellenbeschreibung

Die Hochschule für bildende Künste Hamburg (HFBK)

ist eine künstlerisch-wissenschaftliche Hochschule, an der ein umfassendes Studium der Bildenden Künste und ihrer Theorien in einem kritischen, dynamischen und interdisziplinären Umfeld absolviert wird. Im Fokus des Studiums stehen selbstbestimmte künstlerisch-wissenschaftliche Auseinandersetzungen sowie projektbezogene, experimentelle Arbeitsweisen. Als aktiver Teil einer kulturellen Öffentlichkeit wirkt die Hochschule mit vielfältigen Veranstaltungsformaten auf aktuelle künstlerische Entwicklungen ein, initiiert Debatten und beteiligt sich an relevanten Diskussionen. 


Die HFBK sucht für die Präsidialabteilung zum 1. Mai 2021 eine


Assistenz des Präsidenten (m/w/d)

in Entgeltgruppe 9 b TV-L. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit (39 Stunden/Woche) zu besetzen.


Aufgabengebiet:

Die vielseitige Position umfasst die selbstständige Organisation und Koordination des Präsidialbüros. Hierzu gehören die Reise- und Terminplanung, die Wahrnehmung der Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Anfragen sowie zwischen Präsidialabteilung, Aufsichtsbehörde, Hochschulangehörigen und Kooperationspartnern, die Betreuung internationaler Gäste, die Planung, Organisation und Dokumentation von Veranstaltungen und Sitzungen, die anlassbezogene Recherche und Aufbereitung aktueller hochschulpolitischer Themen- und Fragestellungen sowie die Erstellung und Aufbereitung von Präsentations- und Gremienunterlagen (inklusive Übersichten wie Tabellen, Grafiken, etc.), das Büromanagement (inklusive der Bearbeitung von Post, Rechnungen und Bestellungen), die proaktive Optimierung von Abläufen sowie die eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Präsident und Kanzlerin.


Voraussetzungen:

Sie bringen Zuverlässigkeit und Diskretion, eine positive Ausstrahlung, Offenheit für künstlerische Persönlichkeiten sowie ein sicheres Auftreten mit, arbeiten auch unter Zeitdruck sorgfältig, strukturiert und selbstständig und besitzen eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Bereitschaft, sich zügig in verschiedenste Themen einzuarbeiten. Sie haben Freude im Umgang mit Menschen, zeichnen sich durch ein verbindliches Auftreten und Kommunikationsstärke auf allen Ebenen aus und arbeiten gerne im Team. In der deutschen und englischen Sprache sind Sie in Wort und Schrift stilsicher, verfügen über fundierte, praxiserprobte EDV-Kenntnisse und ein hohes Maß an Flexibilität und Gewandtheit.


Ein Hochschulabschluss (Bachelor oder vergleichbar) und erste berufliche Erfahrungen im wahrzunehmenden Aufgabenfeld sind für die Übernahme der Funktion Voraussetzung; alternativ weisen sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung nach und haben zusätzlich in einer mindestens dreijährigen Berufspraxis Kenntnisse und Erfahrungen für die ausgeschriebene Funktion sammeln können.


Unser Angebot:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß. An der HFBK Hamburg erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben in einem künstlerisch geprägten, lebendigen Arbeitsumfeld. Wir bieten familienbewusste Arbeitsbedingungen und ein breitgefächertes Fortbildungsangebot. Ein kollegiales Miteinander ist für uns selbstverständlich und Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ihre Arbeitszeit stimmen Sie unter Berücksichtigung der bestehenden Anforderungen direkt mit dem Präsidenten ab.

Die HFBK Hamburg strebt Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt an. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen jedes Hintergrunds. Ebenso ist die Bewerbung geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter im Sinne des Neunten Sozialgesetzbuches (SGB IX) erwünscht.


Kontakt:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Für Rückfragen steht Ihnen Beate Anspach, Tel. 040-42 89 89-405 oder per E-Mail: beate.anspach@hfbk.hamburg.de, zur Verfügung.


Bitte senden Sie bis zum 12.03.2021 Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte) per E-Mail an:HFBK-FreieStelle@hfbk.hamburg.de.


Verwenden Sie bitte die Kenn-Nummer 01/21 in der Betreffzeile und übersenden Sie uns Ihre vollständige Bewerbung in einer PDF-Datei mit einer maximalen Größe von 5 MB.



Hinweise:

Ggf. entstehende Bewerbungskosten/Vorstellungskosten werden durch die HFBK nicht erstattet. Der Bewerbervergleich erfolgt vorrangig aufgrund dienstlicher Beurteilungen. Deren Vergleichbarkeit setzt eine hinreichende Aktualität voraus. Bitte prüfen Sie daher, ob Ihre letzte Beurteilung noch ein zutreffendes Bild über Ihre Tätigkeit und Leistungen enthält, und beantragen Sie gegebenenfalls eine neue Anlassbeurteilung. Liegt Ihre letzte Beurteilung länger als drei Jahre zurück, ist in jedem Fall eine neue Beurteilung aus Anlass der Bewerbung erforderlich. Bewerberinnen und Bewerber, für die eine dienstliche Beurteilung bisher nicht zu fertigen war und auch anlässlich der Bewerbung nicht gefertigt werden kann, müssen auf anderem Wege Aufschluss über Eignung, Befähigung und fachliche Leistung geben (z.B. aktuelles Arbeitszeugnis). Die Einbeziehung in das Auswahlverfahren ohne die erforderlichen Beurteilungen bzw. Zeugnisse ist grundsätzlich nicht möglich. Sie müssen daher mit der Bewerbung vorliegen bzw. unverzüglich nachgereicht werden.


www.hfbk-hamburg.de


Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abschluss Hochschule / Berufsakademie / Duales Studium
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort 22089 Hamburg

Arbeitgeber

Hochschule für Bildende Künste Hamburg Verwaltung

Kontakt für Bewerbung

Frau Beate Anspach